RPA - Robotic Process Automation: come usare i robot per automatizzare i processi​

La Robotic Process Automation è una tecnologia che offre numerosi vantaggi tangibili e permette di generare crescita e competitività. Vediamo insieme come implementare soluzioni di automazione dei processi aziendali. 

Iniziamo dalle definizioni. La Robotic Process Automation è un insieme di soluzioni e tecnologie finalizzate a rendere sempre più efficienti le strutture organizzative, automatizzando in modo sostanziale i processi di back office. 

Per loro natura, questi processi sono ripetitivi e a basso valore aggiunto. Si pensi, per esempio, alle attività di data entry. La RPA si basa sull’utilizzo di software-robot che sostituiscono l’attività umana automatizzando le procedure. In questo modo è possibile dirottare le risorse su attività a valore aggiunto più elevato. 

La Robotic Process Automation è un mondo in crescita, sono i dati a dimostrarlo. Il mercato globale della RPA oggi vale 4,4 miliardi di dollari e raggiungerà i 13,3 miliardi nel 2030. Si tratta di un incremento importante, se pensiamo che questo mercato valeva “solo” 1,2 miliardi di dollari nel 2020.

La RPA piace per diversi motivi. Ha un costo di esercizio basso, rende i processi più veloci e robusti, permette una riduzione sostanziale del tasso di errori. Può essere inoltre implementata in maniera snella all’interno dei processi aziendali con ridotti costi di sviluppo. Senza contare la sostanziale riduzione dei costi rispetto a una risorsa umana dedicata al back office. 

Come funziona l'RPA

La Robotic Process Automation permette, come abbiamo visto, di automatizzare le attività aziendali ripetitive e basate su regole con un basso grado di variabilità, utilizzando automatismi capaci di emulare le azioni umane più semplici. Ecco alcuni esempi:

• Leggere messaggi di posta e scaricare allegati;
• Aprire pagine Web ed estrarre il testo;
• Inserire informazioni in un form o nella maschera di un software; 
• Effettuare operazioni basilari del sistema operativo, come gestire file, fare copia / incolla, creare cartelle
• Inserire dati su database o fogli di calcolo
• Leggere o estrarre dati dai formati di file più comuni
• Estrarre statistiche da pagine web o profili social

Per queste sue capacità la RPA può essere impiegata per automatizzare diversi tipi di processi, riducendo il carico di lavoro monotono e a basso valore aggiunto, in modo che le persone abbiano più tempo per dedicarsi ad attività più remunerative. Inoltre, l’introduzione di automatismi permette di diminuire margini di errore. 

RPA: casi applicativi 

Gli esempi di applicazione di robot di automazione per i processi sono molteplici. Vediamone alcuni. 

Una prima suggestione riguarda la filiera logistica. Attraverso l’implementazione di bot è possibile verificare in modo automatico la corrispondenza tra gli importi delle fatture dei corrieri e i listini. Automatizzare il processo permette di risparmiare tempo e ottenere una maggiore precisione.  

Un secondo esempio riguarda la gestione degli iter burocratici. Una soluzione RPA dedicata permette di automatizzare il recupero dei dati dei clienti che effettuano una determinata richiesta - ad esempio in una filiale di una banca - e procedere in modo lineare lungo tutti i passaggi della richiesta fino alla conclusione della pratica. 

La RPA trova applicazione in numerosi altri processi, come l’estinzione del conto corrente, le pratiche di successione, l’analisi di bilancio e il controllo e marcatura temporale delle garanzie. L’elenco potrebbe andare avanti potenzialmente all’infinito. 

La RPA trova applicazione in numerosi altri processi, come l’estinzione del conto corrente, le pratiche di successione, l’analisi di bilancio e il controllo e marcatura temporale delle garanzie. L’elenco potrebbe andare avanti potenzialmente all’infinito, ma vediamo alcuni degli ambiti in cui è possibile utilizzarla con maggiore successo: 

• Elaborazione fatture e gestione ordini; 
• Verifica dei dati dei clienti; 
• Aggiornamento delle informazioni di dipendenti e collaboratori; 
• Controlli sulla compliance documentale; 
• Gestione calendari e appuntamenti; 
• Generazione report periodici;
• Monitoraggio scorte minime;
• Trasferimento di dati fra sistemi

Queste sue caratteristiche la rendono particolarmente efficace nei settori in cui i processi sono già intrinsecamente standardizzati, per esempio il settore bancario, in cui può essere utilizzata per esempio per l’estinzione del conto corrente, le pratiche di successione, l’analisi di bilancio e il controllo e marcatura temporale delle garanzie.

Soluzioni RPA, quali sono i principali settori di utilizzo?

Oltre al settore bancario già citato, la RPA per sua natura offre risultati migliori nei settori caratterizzati da una precisa definizione dei processi, in particolare quando presentano un grado di complessità piuttosto elevato accompagnato a un basso grado di discrezionalità. Per esempio nella filiera logistica, in cui molto spesso il processo prevede semplicemente di prendere atto di alcune condizioni per progredire e in generale in tutti gli aspetti della burocrazia interna o esterna. Si pensi, per esempio, al settore sanitario e alla gestione di esami e documenti, oppure al customer service di primo livello.

Integrare una soluzione di Robotic Process Automation  

Definire e sviluppare un piano di Robotic Process Automation ha bassi costi di accesso, ma necessita - come tutti i processi aziendali - di una strategia chiara e di una visione di lungo periodo. 

In primo luogo, è importante avere una panoramica esaustiva di tutti i processi aziendali. È inoltre strategico definire quali procedure automatizzare e con quali modalità. Bisogna individuare gli obiettivi che si vogliono raggiungere e con quali tempistiche. Il tutto deve essere naturalmente integrato in modo armonico all’interno dell’infrastruttura IT dell’azienda. È importante inoltre delineare programmi di formazione per integrare al meglio la RPA nella cultura aziendale.

Robotic Process automation e AI: uno sguardo al futuro prossimo

A livello tecnologico, un ulteriore step è rappresentato dalla combinazioni di soluzioni RPA con sistemi di intelligenza artificiale. Si parla in questo caso di intelligent automation o di hyperautomation, che consente di passare dall’automazione di singole attività all’automazione di interi processi aziendali, con una riduzione importante dei margini di errore. 

Le soluzioni di RPA-IA sono una realtà sempre più importante. Basti pensare che, secondo i dati a disposizione, la spesa globale in sistemi di cognitive robotic automation raggiungerà nel 2026 i 3,6 miliardi di euro. Una crescita che ha conosciuto una particolare impennata negli ultimi anni, soprattutto per merito della popolarità raggiunta dai modelli di IA generativa presso il pubblico consumer

I vantaggi della Robotic Process Automation 

I vantaggi che offrono le soluzioni di Robotic Process Automation sono numerosi. Possiamo sintetizzarli in sei punti principali: 

• Esecuzione di lunghe sequenze di attività in modo automatico 
• Una panoramica completa e trasparente dei processi aziendali 
• Nuove opportunità di miglioramento e riduzione dei colli di bottiglia 
• Processi più efficienti, che si traducono in un’offerta a elevata valore aggiunto 
• Un numero più elevato di dati a disposizione per l’analisi 
• Processi decisionali migliori e più veloci 

In un mondo sempre più digitalizzato e basato sui dati, l’automazione dei processi rappresenta un asset strategico per la crescita e la competitività.