Data Management: 5 modi per migliorarla grazie al task mining​

Nelle attività di Data Management, il Task Mining può migliorare concretamente i risultati delle elaborazioni, ottimizzando le risorse aziendali

In ogni azienda, l’acquisizione continua dei dati che arrivano dai vari dispositivi, processi e transazioni dell’IOT si riversa in archivi che diventano sempre più grandi. Oltre l’acquisizione, la gestione informatica (“Data Management”) di queste notevoli masse di dati (“big data”) coinvolge organizzazioni di tutte le dimensioni con attività quali la loro registrazione, protezione, trasmissione ed elaborazione.

Parlando di ottimizzazione delle risorse, per esempio, con il Task Mining vengono gestite le attività svolte in una certa postazione di lavoro, nell’ambito dei processi aziendali di cui fanno parte. I dati collegati ai task dei processi da monitorare sono registrati per essere oggetto di analisi che forniscono indicazioni sulla produttività del personale e/o su quella delle operazioni svolte in quelle postazioni.

Per rendere più efficace la gestione dei dati si possono adottare diverse tecniche. Nel seguito vengono descritti cinque modi possibili per farlo che, grazie al Task Mining, migliorano concretamente le attività di Data Management.

Perchè nel Data Management sono fondamentali obiettivi aziendali e funzioni del Task Mining 

Il primo modo per migliorare le attività di Data Management con i software di Task Mining, che sono strettamente collegati ai processi lavorativi, è porsi degli obiettivi. È opportuno, cioè, stabilire quali processi si desidera monitorare per individuare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) su cui concentrare le analisi.

La scelta dei KPI non è inessenziale perché all’inizio del loro ciclo di vita i dati, spesso non omogenei, vengono registrati da più fonti proprio per essere oggetto di vari tipi di elaborazioni. Nel Task Mining, quindi, per determinare quali elaborazioni, su quali dati e che risultati visualizzare è importante coordinarsi con i tecnici del fornitore del software per impostare le funzioni adatte a raggiungere gli obiettivi desiderati.

Il secondo modo per ottenere miglioramenti concreti nel Data Management è valutare quale software di Task Mining installare. Nella scelta occorre individuarne uno con tutte le funzioni di cui si ha bisogno perché deve intervenire sulla qualità dei dati, uniformarli, proteggerli e riportare i risultati in grafici e tabelle utili per prendere decisioni rapide e basate su dati oggettivi.

Una ricognizione dei prodotti disponibili, quindi, deve condurre all’installazione di quello con le caratteristiche più adatte alle esigenze dell’azienda. Un fornitore in grado di offrire più prodotti di Task Mining, quindi, risulterà avvantaggiato nella scelta dell’investimento.

Come integrare i software di Task Mining nei processi di Data Management aziendali.

Il terzo modo per migliorare le attività di Data Management sfruttando il Task Mining è installare il software integrandolo con le infrastrutture esistenti e personalizzandolo con procedure di rilevamento e di elaborazione che rispondono agli obiettivi aziendali.

Quest’ultimo punto rende il Task Mining uno strumento particolarmente valido nell’analisi ottimale dei dati delle transazioni di un task, per ricevere segnalazioni di eventuali processi critici e/o per avere indicazioni su quali di essi possono essere automatizzati.

Per ottenere i migliori risultati, poi, il quarto punto su cui agire è il corretto interfacciamento delle procedure informatiche con gli operatori. Questi devono essere pienamente coinvolti negli obiettivi da raggiungere e nella formazione, perché non sorgano problemi di gestione o difficoltà nell’utilizzo del software.

Quali attività con il task minino migliorano il Data Management nel tempo. 

Un quinto modo per garantire i migliori risultati delle attività di Data Management nel tempo è monitorare gli algoritmi specializzati del Task Mining, ottimizzandoli e aggiornandoli di continuo.

I processi possono variare, il personale può essere spostato, nel tempo i flussi di attività possono cambiare direzione ed è possibile utilizzare il task mining anche come documentazione del processo. Ogni cambiamento comporta valutazioni per stabilire se aggiornare le impostazioni correnti del software con altre più adeguate ai mutamenti sopravvenuti.

Per fare la migliore scelta del software di Task Mining, integrarlo in modo ottimale in azienda e mantenere sempre alta l’efficacia dei risultati ottenuti, comunque, l’importante è rivolgersi a fornitori di tecnologie versatili e affidabili. I loro consulenti devono affiancare il personale dalla scelta iniziale alla manutenzione delle applicazioni, perché il miglioramento delle attività di Data Management dell’azienda venga garantito continuamente nel tempo.