L'invito di Assocontroller, l'associazione italiana di controller, a partecipare al webinar: "Controlling Digital ROI, AI, RPA e Digitalizzazione", ha permesso a Cristina Nizzoli, Managing Director di OT Consulting di portare anche il nostro contributo all'evento, con un intervento dal titolo:
Intelligent Process Automation a supporto delle attività di controlling e misurazione del ROI.
Abbiamo parlato di un'esperienza avuta con Liu-Jo, il noto brand del settore fashion, con il quale è stato possibile sviluppare un percorso di automazione all'interno dell'ambito di finanza e controllo.
In generale cerchiamo di analizzare il processo in modo da identificare quello che è un processo to be prestando molta attenzione alla valutazione del ROI legato a molteplici implementazioni in un'ottica di continuous improvement.
Fondamentali per l'implementazione sono state le fasi di Discovery, Analisi e Simulazione del processo. Attraverso il Process Mining, caricando i dati prelevati dai sistemi informativi aziendali si è potuto avere immediata evidenza dei processo e delle attività più rilevanti.
Gli spunti dati dal Process Mining ci danno la possibilità di andare ad agire su processi fortemente manuali, ripetitivi, basati su regole chiare e definite, con un basso livello di eccezioni e leggibili da un punto di vista di dati di input.
L'esigenza di Liu-Jo era di poter migliorare la soglia dei controlli che aveva in atto nel mondo dei corrieri: dal magazzino che gestisce le spedizioni, al corriere che effettua la spedizione, si genera un insieme di fatture basate su listini quindi è proprio in questa fase che si è voluto aumentare la capacità di controllo.
Dopo l'analisi iniziale abbiamo presentato una serie di casistiche per fornire all'azienda alcune opzioni per la valutazione del ROI:
- Estensione del processo di controllo manuale
- Introduzione software tailor- made o prodotto
- Introduzione di RPA
Si è deciso di scegliere l'automazione che è stata misurata con il ritorno di investimento: il bot creato, attended, è in grado di raccogliere le informazioni, leggere le fatture, controllare i dati dei documenti di trasporto ed eseguire automaticamente tutti quei controlli di matching tra le fatture arrivate e i dati a disposizione, portando all'attenzione dell'operatore solo le eccezioni.
Si è giunti ad un controllo quasi totale con un livello del rischio davvero molto basso. Abbiamo migliorato il controllo automatico dal 5% al 90%.